在傳統 Outlook 中，您可以選擇：
封存項目 | 封存 使用鍵盤的項目使用退 | 格鍵 | 停用封存尋找封存資料夾 | 線上 封存 | 封存 與線上 封存 | 常見問題集
傳統 Outlook 中的項目封存
在您的 [收件匣] 或其他資料夾中，選取一個或多個要封存的郵件。
在 [刪除] 群組中，選取 [封存]。 您也可以使用 Backspace 鍵立即封存一或多個選取的郵件。
秘訣
針對 Microsoft 365、Exchange、Exchange Online 和 Outlook.com 帳戶，即使您之前從未使用過這項功能，您的 封存 資料夾也已存在。 您會在您的 Outlook 資料夾清單中找到它。 如果您沒有看到該資料夾，而且您使用的是 Outlook 2016 或 Microsoft 365 Outlook，請移至 [檔案>] [Office 帳戶>更新選項>] 立即更新。
您的郵件將會移至 [封存] 資料夾。 如果您誤封存郵件，請前往 [封存] 資料夾，將郵件移回您的 [收件匣]。
注意
[封存] 按鈕只能在 Outlook 2016、Outlook 2019 和 Microsoft 365 Outlook 中顯示。 舊版 Outlook 的功能區上沒有 [封存] 按鈕。
在傳統 Outlook 中使用鍵盤封存郵件
您可以按一下 Backspace 鍵來封存一或多個選取的郵件。 如果您按一下 Delete 鍵，郵件會移至 [刪除的郵件] 資料夾。 您無法變更 Backspace 鍵的行為。
注意
如果您的郵件是在自己獨立的視窗中開啟，而不是在 [讀取窗格] 中，您將無法使用 Backspace 鍵封存郵件。 您必須關閉郵件並在 [讀取窗格] 中檢視，才能使用 Backspace 鍵封存郵件。 當郵件在新視窗中開啟時，封存郵件的唯一方法是使用功能區上的 [封存] 按鈕。
如何停用在 Microsoft 365 Outlook 中使用退格鍵來封存?
若要避免 Backspace 鍵將項目移至 [封存] 資料夾，您可以新增下列登錄項目，以停用此功能。
重要
請仔細按照本節中的步驟進行。 如果未能正確修改登錄，可能會發生嚴重的問題。 在您開始修改之前，請先備份還原用的登錄，以便在發生問題時派上用場。
群組原則登錄路徑：
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
名稱： DisableOneClickArchive
類型： DWORD
值： 1
OCT) 登錄路徑 (Office 自訂工具： HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
名稱： DisableOneClickArchive
類型： DWORD
值： 1
注意
此修正程式不適用於 Outlook 永久版。
如何找到 [封存] 資料夾？
您的 [封存] 資料夾會在資料夾清單中。 若要顯示資料夾清單，請選取 [檢視>資料夾] 窗格 > [標準]。
如何搜尋 [封存] 資料夾？
根據預設，當您使用頂端的 [搜尋 ] 功能搜尋 Outlook 項目時，傳統 Outlook 會搜尋整個信箱。
如果您要將搜尋範圍設定成只包含 [封存] 資料夾，請先選取資料夾清單中的 [封存] 資料夾。 現在您的搜尋方塊就只會搜尋 [封存] 資料夾。
這和線上封存有什麼不同？
線上封存是專為信箱極為龐大的 Microsoft 365 企業版客戶所提供的功能。 這些客戶可以使用線上封存來避免刪除舊郵件。 使用者的線上封存有點像是 Outlook 中的第二個帳戶，有自己的資料夾結構。 因此，從 [收件匣] 中執行搜尋時，它並不會包含在內。
如果啟用線上封存，系統管理員和使用者可以設定信箱，讓它自動使用封存原則將舊郵件移至線上封存。
什麼時候該使用封存，而什麼時候該使用線上封存？
我們建議您使用封存功能，讓已經回覆或處理的郵件不再顯示於 [收件匣] 中。 將 [封存] 當做一個檔案資料夾。 您可以將項目儲存在 [封存] 資料夾中，而且輕鬆就能存取。 您也可以刪除郵件或將它們移動到特定資料夾，如果這更適合您。
對於在 Office 365 企業版組織中擁有大型信箱的使用者，建議系統管理員設定封存原則，如果使用者更快達到信箱配額，則在一年或更短的時間內將項目移至線上封存。 這可確保使用者不需要為了為新郵件騰出空間來刪除舊郵件。 [收件匣] 資料夾和本機 [封存] 資料夾中早於特定時間的郵件都可以移至線上封存。
封存的常見問題集
我是否可以變更放置封存項目的位置？
如果使用的是 Microsoft 365、Exchange、Exchange Online 或 Outlook.com 帳戶，您便無法變更要移動封存項目的目的地位置。 [封存] 資料夾是傳統 Outlook 的預設系統資料夾，您無法將它重新命名、移動或刪除。 如果您使用的是 POP 或 IMAP 帳戶，例如 Gmail、Yahoo 或 iCloud，您可以選取 [檔案>信箱設定>]工具> [設定封存資料夾] 來變更封存資料夾的位置。
為什麼新封存功能的名稱和線上封存這麼類似？
封存 是 Outlook Mobile、Outlook Web App 和 Outlook.com 中大家所熟知的功能，就連像是 Gmail 的其他電子郵件提供者，也有這項功能。 由於這個名稱眾所皆知，且線上封存是一項現有的功能，因此我們決定讓它們維持相同。
那麼自動封存呢？
自動封存是較舊的 Outlook 功能，可自動將舊的郵件移動到 .pst 檔案。 這表示郵件會從伺服器移除，且較難透過搜尋來尋找。 如果包含 AutoArchive.pst 的硬碟變得無法使用，這些郵件就會遺失。 線上封存是自動封存的企業級替代方案。
如果您沒有線上封存，且若 IT 部門並未停用自動封存，您便可以繼續使用這項功能。 如需 Outlook 2016 中自動封存功能的詳細資訊，請參閱在傳統 Windows 版 Outlook 中手動封存較舊的項目。
我是 Office 365 企業版系統管理員。 我是否可以使用群組原則停用封存功能？
封存廣泛適用於 Windows 版 Outlook、Outlook Mobile、Outlook 網頁版 和 Outlook.com 版 Outlook。 使用群組原則無法停用封存功能。
相關文章
在 Windows 版 Outlook 中手動封存較舊的項目
建立子資料夾